Wenn Einrichtungen die Zertifizierung oder Rezertifizierung als Endometriosezentrum anstreben, steht oftmals der
Audittermin im Fokus. In der Realität zeigt sich jedoch, dass das zweitägige ärztliche Audit durch die Gutachter
von EuroEndoCert nur die Spitze des Eisbergs abbildet.
Der Hauptaufwand fällt in den Monaten davor an.
Zentren müssen Fallzahlen validieren, Operationsstatistiken aufbereiten und die Vollständigkeit
des SEF-Minimaldatensatzes garantieren. Werden Lücken oder Dokumentationsfehler erst kurz vor
dem Audit entdeckt, drohen wochenlange manuelle Nachrecherchen im Krankenhausinformationssystem (KIS),
die wertvolle ärztliche Ressourcen binden.
Der offizielle Zertifizierungsablauf
Der Weg zur Anerkennung durch die SEF und die EuroEndoCert folgt einem festen Protokoll:
Anfordern der Erfassungsformulare bei der EuroEndoCert.
Vollständiges Ausfüllen der Erfassungsformulare.
Einreichen der Formulare mit den notwendigen Anlagen inklusive SEF-Minimaldatensatz.
Prüfen der Unterlagen durch zwei Mitglieder der Zertifizierungskommission.
Nach positiver Prüfung vereinbaren zwei festgelegte Auditoren einen Vor-Ort-Termin mit dem Zentrum.
Die Auditoren erstellen einen schriftlichen Bericht. Bei Defiziten werden konkrete Mängel formuliert, die vor
einer Zertifikatserteilung nachweislich behoben werden müssen.
Das Stufenkonzept: Welche Anforderungen gelten für Ihr Level?
Entspricht der "Endometriose-Sprechstunde" gemäß den Leitlinien der DGGG.
Neben strukturellen und personellen Voraussetzungen ist der Nachweis von mindestens 50 behandelten Patientinnen pro
Jahr erforderlich.
Stufe II: Endometrioseklinik
Entspricht der „Endometriose-Einheit“ gemäß den Leitlinien der DGGG. Neben strukturellen und personellen
Voraussetzungen ist der Nachweis von mindestens 100 behandelten Patientinnen pro Jahr erforderlich.
Stufe III: Endometriosezentrum
Umfasst zusätzlich zur Stufe II Organisation eines Endometriose-Netzes und eines Qualitätszirkels,
feste Kooperation mit Reproduktionsmedizin, Schmerzambulanz und Reha. Neben strukturellen und
personellen Voraussetzungen ist der Nachweis von mindestens 100 operierten Patientinnen pro Jahr
erforderlich, davon 10 Fälle mit organüberschreitender infiltrierender Ausbreitung und 10 dokumentierte
interdisziplinäre Therapieplanungen. Darüber hinaus muss die Durchführung und Dokumentation einer
strukturierten Anamnese nachgewiesen werden.
Die 3 größten Probleme in der Auditvorbereitung
Warum die Vorbereitung in vielen Zentren Wochen statt Tage dauert, liegt meist an strukturellen Defiziten
in der Software-Infrastruktur:
Datensilos und zerstreute Quellen: Operationsdaten liegen im KIS,
Schmerzfragebögen auf Papier, zusätzliche Auswertungen in isolierten Excel-Tabellen.
Der Aufwand für das manuelle Zusammenführen für die Summationsstatistik des
SEF-Minimaldatensatzes ist erheblich.
Format-Striktheit des Kennzahlbogens: Die SEF gibt exakt vor, in welcher
Spalte und Zeile welche Item-Nummer zu stehen hat und prüft die Daten auch auf Plausibilität. Manuelle
Formatierungsfehler in Excel und Inkonsistenzen führen unweigerlich zur Ablehnung des Berichts durch den Auditor.
Auch die
Arbeitsgemeinschaft Endometriose (AG|EM), die
zukünftig die Kennzahlen vorgibt, wird voraussichtlich diese Systematik beibehalten.
Der unterschätzte Aufwand zur Katamnese-Befragung (ReCall-Fragen): Das vorgeschriebene
1-Jahres-Follow-up zur Ergebniskontrolle zwingt Teams im analogen Alltag dazu, Patientinnen manuell
nachzutelefonieren bzw. Erinnerungs-E-Mails zu schreiben. Ein enormer administrativer Overhead.
Die Lösung: Automatisierung statt Last-Minute-Stress
Der effektivste Weg, den Zeitaufwand für das EuroEndoCert-Audit nachhaltig zu senken, ist die
kontinuierliche Dokumentation im klinischen Alltag. Eine spezialisierte,
von der SEF empfohlene Software wie der EndoTracer verringert den Aufwand für die
Auditvorbereitung erheblich und verhindert Fehler bei der Dokumentation durch das Verschieben
von manuellen Arbeiten in automatisierte Prozesse:
Automatisierter SEF-Minimaldatensatz
Der EndoTracer speichert die von der Patientin erfassten Anamnese- und Katamnese-Daten und
die vom Arzt dokumentierten Diagnose-, Befund- und Therapie-Daten und erstellt daraus vollautomatisch
den SEF-Minimaldatensatz mit der Summationsstatistik im geforderten Format.
Automatisierte Katamnese
Die Katamnese-Befragung wird ohne jegliches Zutun vom Anwender vom EndoTracer vollkommen eigenständig
im Hintergrund gesteuert: Die Patientin stimmt bei der Anamnese-Befragung der Teilnahme an der
Katamnese-Befragung zu und wird von der Vilendo-Plattform ein Jahr später automatisch zum Follow-up
inklusive Erinnerungs-E-Mails eingeladen.
Laufende Plausibilitätsprüfung
Statt Datenlücken erst kurz vor dem Audit zu entdecken, überwacht das System Dokumentationsfehler unterjährig in Echtzeit.
Dass die enge Verzahnung des EndoTracers mit den Klinikprozessen gelingt, liegt insbesondere an der
Philosophie von Vilendo, Produktentwicklungen primär an den Kundenwünschen auszurichten.
Dies unterstreicht auch das Feedback zum EndoTracer von
Dr. Guttenberg vom Endometriosezentrum Ravensburg:
„Wir waren von Anfang an dabei und schätzen neben dem EndoTracer besonders die persönliche Zusammenarbeit
mit Vilendo. Unsere Anforderungen und die Abläufe im Endometriosezentrum werden verstanden und wir
bekommen bei Fragen schnell und unkompliziert Unterstützung. Wir fühlen uns einfach sehr gut betreut.“
Fazit
Mit der richtigen digitalen Strategie sinkt das Zertifizierungsrisiko auf ein Minimum und gleichzeitig schrumpft
die Auditvorbereitung von mehreren Wochen auf wenige Klicks zusammen. Das nimmt den Stress aus dem
Zertifizierungsprozess und schafft Kapazitäten für die Patientinnenversorgung.
Wann muss die Jahresstatistik spätestens bei EuroEndoCert eingereicht werden?
Zertifizierte Endometriosezentren müssen ihre Summationsstatistik des Vorjahres
zwingend bis zum 31. März des Folgejahres per E-Mail an die EuroEndoCert-Geschäftsstelle übermitteln.
Was passiert, wenn die Auditoren beim Vor-Ort-Termin Mängel feststellen?
Bei einem negativen Votum oder festgestellten Abweichungen formuliert die Kommission eine Liste mit
Verbesserungsvorschlägen. Das Zentrum erhält die Gelegenheit, die kritisierten Punkte gezielt
nachzubessern. Nach erfolgreicher Beseitigung (und gegebenenfalls einem Nachaudit) erfolgt
die erneute Beurteilung zur Zertifikatserteilung.
Gibt es Mindestanforderungen an die genutzte Dokumentationssoftware?
Ja. Um von der SEF für die Erstellung der Jahresstatistik zugelassen zu werden, muss die Software
spezifische Mindestanforderungen erfüllen (z. B. exakte Abbildung der Item-Struktur des Kennzahlbogens).
Der EndoTracer erfüllt diese Kriterien vollständig und wird von der SEF
als empfohlene Lösung
gelistet.
Als Experte für digitale Gesundheitslösungen entwickelt Ralf Mayr mit seinem Team spezialisierte
Software, um den administrativen Dokumentationsaufwand in Krankenhäusern und Praxiskliniken
drastisch zu senken.
Er bringt über 25 Jahre Erfahrung in der medizinischen Qualitätssicherung mit:
Als Gründer und Inhaber der medicaltex GmbH etablierte
er bereits die Qualitätssicherungssysteme AQS1 und SQS1, die in vielen Verträgen mit den Krankenkassen
Voraussetzung für die Integrierte Versorgung sind und in Zusammenarbeit mit dem
Bundesverband für Ambulantes Operieren (BAO)
eine maßgebliche Rolle in der Gesundheitspolitik in Deutschland gespielt haben.
Mit AQS1 und SQS1 wurden in Deutschland über 3,2 Millionen ambulante
Operationen erfolgreich qualitätsgesichert durchgeführt.
Durch diese tiefe Verwurzelung im deutschen
Gesundheitswesen kennt er die regulatorischen Anforderungen von EuroEndoCert und der SEF aus der
täglichen Praxis.
