Wie Datenqualität die Zertifizierung eines Endometriosezentrums sichert
Für den Betrieb eines Endometriosezentrums ist eine Kernvoraussetzung die
lückenlose Dokumentation von Endometriosefällen.
Die dabei gesammelten Daten dienen dem internen Qualitätsmanagement, erlauben wissenschaftliche Analysen und bilden die
zwingende Basis für die Zertifizierung durch Stellen wie die EuroEndoCert.
Die Strukturierung nach dem SEF-Minimaldatensatz dient dabei als
klinischer Standard, um eine einheitliche Datenbasis und die Vergleichbarkeit von Behandlungsabläufen zu gewährleisten.
Der SEF-Minimaldatensatz ist ein standardisiertes, klinisches Datenmodell der
Stiftung Endometriose Forschung (SEF).
Die dafür geforderten Parameter können mit unterschiedlichen Hilfsmitteln erfasst
und exportiert werden. In der Praxis unterscheiden sich diese Hilfsmittel jedoch maßgeblich in der
Effizienz und der Qualität beim Erfassen der für die Zertifizierung notwendigen Daten.
In dem vorliegenden Artikel sollen die Vor- und Nachteile der drei Systeme EnDoS, Excel und EndoTracer beleuchtet werden.
Vergleich der Systeme
EndoTracer
EnDoS
Excel
Patientin erfasst Anamnese-Daten
Dashboard für Sprechstunde
Dateneingabe visuell unterstützt
Follow-up (Katamnese)
Vollautomatisch
Rudimentär
Follow-up-Reminder
SEF-Minimaldatensatz
Plausibilitätsprüfung vor dem Audit
Ausführlich
Rudimentär
Unterjährige Plausibilitätsprüfung
Automatischer Qualitätsbericht
Benchmark mit anderen Zentren
Durchschnittlicher Aufwand pro Fall
Unter 30 Sek.*
Ca. 8 Min.*
Ca. 10 Min.*
Ohne Hardware-Installation
Ohne Software-Installation
Jährliche Lizenzkosten
Ab 3.468 €
Ca. 600 – 2.000 € *
0 €
Jährliche interne IT-Kosten
0 €
Ca. 1.200 € *
0 €
Einrichtungsgebühr
Ab 3.400 €
0 €
0 €
DSGVO-Konformität
1. Die moderne Management-Plattform EndoTracer
Der EndoTracer wurde als ganzheitliche Plattform konzipiert, die Dokumentation,
Qualitätsmanagement und Zertifizierung miteinander verknüpft. Der Fokus des EndoTracers
liegt auf der besonders reibungslosen Integration der Dateneingabe in den klinischen Alltag
und einer maximalen Datenqualität, um das Audit-Risiko zu minimieren und wissenschaftlich
verwertbare Daten zu erhalten.
Vorteile
Keine Implementierungskosten.
Nur sehr geringer Dokumentationsaufwand, da die Patientin selbst ihre Anamnesedaten erfasst.
Visuelle Unterstützung bei der Dateneingabe.
Vollautomatisches Follow-up.
Vermeidung von Datenlücken vor dem Audit durch integrierte Plausibilitätsprüfungen und laufendes Monitoren von Kennzahlen.
Analyse von Ergebnissen und Benchmark-Auswertungen.
Generiert automatisch den SEF-Minimaldatensatz.
Reduziert den Aufwand für die Dokumentation eines Falls von rund 10 Minuten bei manuellen Systemen
im Durchschnitt auf unter 30 Sekunden.
Dr. Therre vom MIC-Zentrum Mainz
meint dazu:
„Es ist eine wesentliche Arbeitserleichterung und kostet kaum Zeit. Im Gegenteil: Dadurch, dass die Patientin schon vorher so viel
ausfüllt, spart der EndoTracer sogar Zeit.“
Nachteil
In der Anschaffung teurer als andere Lösungen.
2. Das etablierte Altsystem EnDoS
EnDoS
ist die klassische, im deutschsprachigen Raum weit verbreitete Lösung zur standardisierten Erfassung des SEF-Minimaldatensatzes.
Vorteile
Strukturierte Datenerfassung.
Generiert automatisch den SEF-Minimaldatensatz.
Nachteile
Hohe Implementierungskosten, da Hardware und Software vor Ort benötigt wird.
Viele Bearbeitungsschritte (Klicks), um Daten zu erfassen.
Keine visuelle Unterstützung bei der Dateneingabe.
Nur rudimentäre Unterstützung des Follow-ups über manuelle Umwege.
Hoher administrativer Aufwand bei der Auditvorbereitung.
Keine automatisierten Qualitätsberichte.
3. Die Tabellenkalkulation Excel
Viele Einrichtungen starten ihre Datenerfassung pragmatisch mit
Excel-Tabellen.
Bei geringen Fallzahlen
bietet dies scheinbar eine hohe Flexibilität.
Vorteile
Niedrige Einstiegshürde.
Keine zusätzlichen Implementierungskosten.
Nachteile
Steigende Fallzahlen führen unweigerlich zu Dateninkonsistenzen.
Keine Unterstützung beim Follow-up.
Fehlende Pflichtangaben und unvollständige Datensätze erzeugen vor Audits immensen manuellen Nachbearbeitungsaufwand.
Keine automatisierten Qualitätsberichte.
Fazit
Eine zukunftssichere Endometriose-Dokumentation darf Daten nicht nur passiv verwalten, sondern muss sie
im klinischen Alltag direkt nutzbar machen. Während Excel-Tabellen an Fallzahlen scheitern und EnDoS den
Fokus rein auf die Erfassung legt, überführt der EndoTracer die Dokumentationspflicht in ein
automatisiertes Qualitätsmanagement. Das spart wertvolle ärztliche Arbeitszeit und
sichert die Zertifizierung evidenzbasiert ab.
FAQs: Häufige Fragen zu den Dokumentationssystemen
Wie hoch ist der IT-Aufwand bei der Umstellung auf den EndoTracer?
Da der EndoTracer als moderne Cloud-Plattform (Software-as-a-Service) konzipiert ist, entfällt der interne IT-Aufwand für
Server-Installationen, Datenbankwartungen oder manuelle Updates komplett. Im Gegensatz zu klassischen On-Premise-Lösungen
wie EnDoS, bei denen klinikeigene Hardware betreut werden muss, ist der EndoTracer nach der Einrichtung sofort über den
Browser einsatzbereit und wird zentral aktualisiert.
Wer benötigt ein C5-Testat, wenn ich den EndoTracer in meinem Klinikum einsetzen möchte?
§ 393 Absatz 3 Nummer 2 SGB V verlangt
ein aktuelles C5-Testat der datenverarbeitenden Stelle.
Die Begründung des Regierungsentwurfs
nennt als Ziele, einen sicheren Cloud-Einsatz im
Gesundheitswesen zu ermöglichen, technische Mindeststandards
zu schaffen und die Verarbeitung von Sozial- und Gesundheitsdaten unter diesen Voraussetzungen
ausdrücklich zu erlauben.
Vilendo betreibt keine eigene Cloud-Infrastruktur als datenverarbeitende Stelle, sondern nutzt Cloud-Dienste von
Microsoft Azure.
Die von uns eingesetzten Azure-Dienste sind aufgrund der technischen Zuordnung vom Prüfumfang
der C5-Testierung von Microsoft erfasst.
Unabhängig von der rechtlichen Einschätzung stellt Vilendo allen Nutzern des Online-Portals das
Vilendo Trust Center zur Verfügung. Dort können zahlreiche Abläufe und Kontrollen, die Vilendo
bereits seit Jahren intern praktiziert, anhand von Protokollen und Verzeichnissen transparent
nachvollzogen werden. Das Vilendo Trust Center stellt den Anwendern Informationen bereit, die weit
über die für ein C5-Audit benötigten Unterlagen hinausgehen.
Warum reicht eine reine Excel-Lösung für die Zertifizierung meist nicht aus?
Excel bietet keine standardisierte Validierung bei der Dateneingabe. In der klinischen Praxis führt dies
schnell zu Inkonsistenzen im SEF-Minimaldatensatz oder zu unvollständigen Daten. Da Zertifizierungsstellen
wie EuroEndoCert lückenlose und plausible Daten verlangen, erzeugt Excel vor jedem Audit einen immensen
manuellen Nachbearbeitungsaufwand. Der EndoTracer verhindert diese Datenlücken bereits während der Eingabe
durch automatisierte Plausibilitätsprüfungen im Hintergrund.
Als Experte für digitale Gesundheitslösungen entwickelt Ralf Mayr mit seinem Team spezialisierte
Software, um den administrativen Dokumentationsaufwand in Krankenhäusern und Praxiskliniken
drastisch zu senken.
Er bringt über 25 Jahre Erfahrung in der medizinischen Qualitätssicherung mit:
Als Gründer und Inhaber der medicaltex GmbH etablierte
er bereits die Qualitätssicherungssysteme AQS1 und SQS1, die in vielen Verträgen mit den Krankenkassen
Voraussetzung für die Integrierte Versorgung sind und in Zusammenarbeit mit dem
Bundesverband für Ambulantes Operieren (BAO)
eine maßgebliche Rolle in der Gesundheitspolitik in Deutschland gespielt haben.
Mit AQS1 und SQS1 wurden in Deutschland über 3,2 Millionen ambulante
Operationen erfolgreich qualitätsgesichert durchgeführt.
Durch diese tiefe Verwurzelung im deutschen
Gesundheitswesen kennt er die regulatorischen Anforderungen von EuroEndoCert und der SEF aus der
täglichen Praxis.
